Multitasking: jak dobrze organizować pracę na stanowisku wielozadaniowym?

Multitasking: definicja i odzwierciedlenie w słowniku kompetencji

Multitasking (wielozadaniowość) to pojęcie, które najczęściej dotyczy pracy zawodowej, choć nierzadko wspominamy o nim również wtedy, gdy mówimy o cechach osobowości. Samo pojęcie wywodzi się z technologii informatycznej. Definiowane jest jako cecha systemu operacyjnego, która pozwala na realizowanie w tym samym czasie więcej niż jednego procesu. Pojęcie to z łatwością zostało przełożone na język kompetencji zawodowych.

Multitasking oznacza zdolność do wykonywania kilku obowiązków jednocześnie. Wielozadaniowość wiąże się również z elastycznością, umiejętnością pracy pod presją czasu, podzielnością uwagi, kreatywnym myśleniem czy płynnym przechodzenie z jednego zadania do drugiego. Oczywiście, wykonywanie kilku czynności w tym samym czasie nie jest możliwe. Chodzi tu raczej o wrażenie, że rzeczy dzieją się w jednocześnie i realizowane są szybko, sprawnie oraz bezproblemowo.

Wielozadaniowość – cecha pracownika idealnego?

Wszystko to brzmi atrakcyjnie. Kto nie chciałby tak organizować sobie czasu pracy, aby uporać się ze wszystkim w ciągu dnia i jeszcze mieć z tego satysfakcję? Nie bez przyczyny multitasking uznaje się za sporą zaletę wśród pracowników.

Zwykle jest tak, że w tej samej chwili omawiasz z koleżanką najnowszy projekt, odpisujesz klientowi na maila i jesz śniadanie, bo szkoda ci czasu na przerwę? Jeśli tak wygląda Twoja wielozadaniowość, to muszę cię zmartwić – takie działanie prędzej czy później pozbawi cię motywacji do działania. Istnieje spore ryzyko, że zamiast satysfakcji będziesz odczuwać zniechęcenie i przemęczenie.

Multitasking coraz częściej przestaje być uznawany za zaletę. Ostatnie obserwacje psychologów sugerują, że taka realizacja zadań zawodowych przyczynia się do popełniania błędów przez pracownika oraz zaniedbywania części obowiązków. W chwili wykonywania dwóch różnych czynności jednocześnie pojawiają się problemy z koncentracją i zapamiętywaniem. Paradoksalnie doprowadzenie do celu zleconych obowiązków może potrwać dłużej, a oszczędność czasu okazuje się iluzoryczna. Zadaniom tym często towarzyszy nadmierny stres, który prowadzi do przemęczenia, nie wspominając już o braku efektywności. To wszystko może przyczynić się z kolei do wypalenia zawodowego.

1. Smartfonowi powiedz „nie” – przynajmniej podczas przebywania w pracy. To prawdziwy zjadacz czasu, który potrafi zdezorganizować pracę nawet najlepiej ogarniętej osoby na świecie.
2. Nie jedz przy biurku – nic się nie stanie, jeśli na 10 minut odejdziesz od komputera i pójdziesz na drugie śniadanie. Twój umysł potrzebuje przerwy. Dobrym resetem będzie dla niego skupienie się na jednej czynności, czyli na przykład jedzeniu.
3. To do list – jeśli nie wiesz, od czego zacząć, do codziennych nawyków dodaj tworzenie listy “to do”. To wykaz obowiązków poszeregowanych od tych najbardziej do najmniej priorytetowych. Gdy tylko skończysz jedną rzecz, skreśl ją i przejdź do następnej. Po pewnym czasie z satysfakcją zorientujesz się, że większość najważniejszych zadań wykonujesz w pierwszej części dnia.
4. Podziel zadania na grupy – to sposób, który urozmaica tworzenie listy „to do”; zdaniem naukowców, zadania o podobnej tematyce wykonuje się dużo efektowniej. Podziel więc obowiązki na podtypy, na przykład „Odpowiedzi na maile klientów”, „Rozmowy telefoniczne”, „Zbieranie danych do raportu” i poświęcaj na nie tylko tyle czasu, ile rzeczywiście potrzebujesz.
5. Stosuj techniki zarządzania czasem – matryca priorytetów, Pomodoro, mapa myśli, GTD – jeśli te nazwy nic ci nie mówią, najwyższa pora na zmianę! To tylko niektóre z szeroko opisanych w sieci sposobów na efektywne zarządzanie czasem w pracy. Łatwe do wprowadzenia i wyuczenia mogą pomóc w organizowaniu dnia na stanowisku wielozadaniowym.

Nie taki multitasking straszny

Wszystko, co dotyczy wielozadaniowości w środowisku pracy, znajduje swoje odzwierciedlenie w codziennym życiu. Przecież oglądanie serialu i jedzenie przekąsek w tym samym czasie nie wpływa negatywnie na samopoczucie, podobnie jak jednoczesne słuchanie muzyki, pisanie artykułu na bloga i wertowanie pamięci w poszukiwaniu pomysłu na szybki obiad. Multitasking jest wpisany w ludzką naturę. Należy jednak mieć na uwadze, aby nie zawładnął naszym życiem. Czasem potrzebujemy czasu na zastanowienie, aby wykonać zadanie tak, jak należy. Nie zaszkodzi więc skorzystać z powyższych wskazówek!

Natalia – absolwentka studiów antropologicznych oraz polonistycznych UAM. Copywriter z powołania, który klawiaturę traktuje jak dodatkowy organ. Prywatnie mama kotki Manfredy, świeżo upieczona żona z prawie 20-letnim stażem i niepoprawna wielbicielka grozy wszelakiej.